INTRODUCCIÓN

Tras la lectura de éste libro, se va a proceder a la realización de un resumen para exponerlo posteriormente y explicar de qué habla y de cúal es su propósito.

Podemos decir que este libro según su título nos transmite qué debemos hacer para evaluar a nuestros empleados en un período de tiempo muy reducido.

Este libro tiene con finalidad que aprendamos a establecer objetivos para realizar una evaluación eficaz. A determinar actitudes y enfoques y a valorar el proceso laboral.

Los sistemas de evaluación se han incorporado en muchas empresas, pero sín valorar la posibilidad de hacerlo más a menudo, ya que para muchos de los empresarios, dicha evaluación significa un papeleo extra, y no ven que con la realización de esta se puede sacar algo positivo de alguien y escuchar sus quejas, sabiendo que para la empresa será de gran ayuda.

A lo largo de los días de la semana se irán poniendo en práctica las pautas orientativas que a continuación se explican:

Preparación
-Se debe definir el propósito y los beneficios de la evaluación
-Se debe establecer el contexto de la evaluación, el cual debe estar relacionado con los objetivos de la empresa y del individuo.
-Se debe establecer y acordar procedimientos para la entrevista de evaluación
-Se debe establecer un procedimiento para la entrevista.

Puesta en práctica
-Se debe calificar su propio rol como evaluador
-Utilizar la entrevista para reconcer el logro del entrevistado
-Se debe elaborar con el entrevistado formas de afrontar las áreas potenciales de la empresa
-Se debe establecer con claridad metas y objetivos específicos.

Seguimiento
-Se debe comprobar que exista un sistema de apoyo continuo para la gestión y desarrollo de la actuación del entrevistado.

A continuación, tras ésta pequeña introducción, iremos describiendo los días de la semana y las técnicas que el libro de este autor considera adecuadas para una buena evaluación; comenzaremos con el Lunes y acabaremos con el Domingo.

LUNES Establecer el contexto: ¿Para qué evaluar?


En este capítulo estudiaremos:
  • El próposito de los sitemas de evaluación
  • Beneficios para la empresa
  • Beneficios para el entrevistado
  • Beneficios para el directivo
  • Principios de evaluación

Comenzamos con el próposito de los sitemas de evaluación.

Cuando nos planteamos realización de dicha evaluación, debemos saber que se ha de mantener una actitud positiva a toda costa, el problema surge cuando no sabemos qué decirle a alguien cuando hace bien su trabajo y qué se le dice a una persona que no está haciendo bien su trabajo teniendo en cuenta que no hay que perder la actitud positiva.
Al igual que al empresario le pueden surgir estas preguntas, a la persona entrevistada, le pueden surgir otras como son: ¿Puede influir según mi forma de contestar a la evaluación en mi puesto de trabajo?¿Para qué sirve exactamente?, por ello es importante aclarar que sirven para contribuir de forma beneficiosa con la empresa.

Por norma general, el objetivo de la evaluación en el puesto de trabajo implica una entrevista formal con cada miembro de personal de la empresa, (una vez al año, a menudo), para realizar un sistema de evaluación y gestión derivado de los Recursos Humanos.
Por ello la evaluación está diseñada para establecer objetivos del progreso de la empresa, para incentivar el desarrollo continuo de ella en un mundo cambiante. También está diseñada para motivar a los empleados de forma continua en sus habilidades, otro aspecto importante a destacar es que nos da la oportunidad de reconocer y de identificar de qué modo un empleado puede mejorar los puntos más débiles.

Continuamos desarrollando los beneficios para la empresa

La empresa con la practica de esta evalución lo realiza con el objetivo de:
-Motivar a los empleados
-Detectar habilidades de ellos que pueden mejor la gestion general
-Identificar antes de que surja un problema como alcanzar metas de la empresa
-Comó llevar el contro, de la estructura interna.

Seguimos con los beneficios para el entrevistado.

Cuando analizamos este apartado, en el libro el autor se pregunta ¿Qué gana la persona evaluada?, y a continuación podemos observar lo que le puede influir al individuo esta táctica:
-Recibir apoyo del jefe o recibir un reconocimiento por el trabajo que desarrolla
-Expresar sus opiniones y ofrecer sugerencias que influyan en la empresa para la mejora.
Etc

En pénultimo lugar analizamos los beneficios para el directivo
Para éste, le supone:
-Una mejora de relación con el personal
-Evaluación de la eficacia de las contribuciones individuales
-Recaudar la máxima información posible ya que hay una buena comunicación

Y por último lugar, estudiar los principios de evaluación.
-Podemos decir que el principio fundamental de la evaluación, es animar a la persona evaluada a asumir una mayor responsabilidad por su propio trabajo.
-La evaluación es una buena interacción entre dos personas
-La evaluación debe tener una intención y un resultado positivos, ya que a todos nos gusta que nos comenten nuestros progresos.

A continuación, se va a proceder a una breve recapitulación de lo que es apropiado para un buen contexto de la evaluación:
  1. Establecer el própisito de la evaluación
  2. Explicar dicho proposito anterior, los resultados.
  3. Animar a la persona evaluada para que contribuya activamente en su propia evolución
  4. Reconocer los logros evaluados
  5. Usar la información que se obtienen en las evaluaciones para ayudar al individuo a progresar y para la empresa
  6. Recordanos a nostros mismos el valor potencial de la evaluación que disponemos.

MARTES ¿Cómo formular una evaluación eficaz?


En este capítulo el autor explica cómo realizar un evaluación para considerarla necesaria.
La estructura que debe tener la evaluación es:
  • Hacerla importante
  • Hacerla significativa
  • Hacerla global
  • Hacerla útil para una mejor comprensión de su desarrollo.

Para una buena evaluación es conveniente seguir unas pautas:
  1. Formular evaluciones relevantes

Para ello estableceremos las metas generales de la empresa, destacaremos los objetivos de la empresa y para ello realizaremos preguntas como por ejemplo: ¿Cuáles son los objetivos de su departamento?

2. Formular una evaluación significativa

En este punto, se quiere asegurar de que el aspecto evaluado del individuo tiene relación con su trabajo específico. Para su realización, hará preguntas como: ¿Qué áreas principales de gestión deben evaluarse?

3. Marco de evalución amplio
En este apartado se va a reflejar como asociar los criterios de evaluación a las metas de la empresa y al desempleo individual de cada persona. Las empresas hoy en día reconocen que la importancia del desarrollo personal y profesional es imprescindible para una buena evaluación, por ello es preciso disponer de medios para identificar los logros personales y profesionales de cada empleado.

Casi todas las empresas tienen algun programa de formación también llamado habilidades extralaborales en el que se llevarán a cabo conociemientos específicos o el desarrollo de una habiliad particular.

4.La búsqueda del desarrollo

El mundo laboral necesita un perfeccionamiento desde la empresa hasta el individuo, por lo tanto se debe motivar la realización de una evaluación del mismo. Esta evaluación debe identificar y reconocer el desarrollo de los trabajadores.
Para una buena investigación es necesario que tengamos puntos de referencia como son:
-En la evaluación se necesita saber cómo está rindiendo la persona respecto a su última evaluación.
-Teniendo en cuenta el punto anterior, se debe determinar si la persona evaluada ha mejorado o no.
-Por último hay que mejorar hablar con el evaluado y acordar cómo seguir para mejorar su rendimiento previo.

5. Empleo para la estructura para la evaluación

La estructura en el libro dice que se puede implantar de dos maneras: según si está implantada o no la evaluación.
Si no se ha desarrollado dicho procedimiento por escrito y de forma formal, puede utilizar preguntas que nos servirán de guía para dicha estructura como:

Ejemplos:

-Usted que trabaja en este departamento, según los objetivos fijados para reducir quejas de los clientes. ¿Cómo ha contribuido para usar el cumplimiento de éstos objetos?
-¿Qué actividades realiza usted que a su criterio demuestran talentos/habiliades importantes para usted mismo o para su empresa?
-¿Qué actividades de formación o desarrollo ha emprendido usted?
-¿Qué cualidades personales posee usted en su opinión contribuyen en la empresa?

MIERCOLES: El papel del entrevistador I: Establecer el contexto


En éste capitulo se va a proceder a un análisis más exahustivo si se desea evaluar con eficacia, ya que anteriormente se ha hecho de forma más eficaz.Para ello estudiaremos unos fundamentos:

1. Aclarar la finalidad de la evaluación
La evaluación tiene como objetivos:
- Controlar el rendimiento de forma constructiva
-Proporcionar oportunidades para revisar lo que usted ha sido capaz de realizar y de la forma que se ha hecho
-Discutir cualquier obstáculo que le haya impedido progresar y encontrar una solución al problema

Brinda la posibilidad de dar oportunidades en:
-Proporcionar pruebas de sus logros y progresos y reconocer el apoyo por éstos
-Recordatorio de haber sido eficiente en la empresa
-Expresar sus opiniones y ofrecer sugerencias para el desarrollo de la empresa.

Cómo alcanzar éstos objetivos y decidir cómo alcanzarlos
Para ello es necesario explicar con claridad en que va a consistir una evaluación:
-Proceso con objetivos comúnes
-Es un elemento útil y constructivo
-Reconoce los logros de la persona
-Ayuda a través de herramientas para lograr su perfeccionamiento.

Un elemento muy importante es que el empleado sea colaborador en dicha evaluación para poder llevarla a cabo. Otro sería dejar claros los puntos que se van a evaluar y justificar el por qué.

2. Acordar los procedimientos de la evaluación y acordar las responsabilidades en la evaluación

Teniendo claro los principios generales de la evaluación es necesario llevar a cabo los siguientes procedimientos:
-Acordar un momento para la entrevista

a) Los entrevistados deben fijar el tiempo en su agenda
Mayormente las entrevistas de evaluación se realizan en un intervalo de tiempo de seis meses a un año.

b) El tiempo fijado para la entrevista debe figurar en las agendas de ambas partes.
Para evitar los olvidos, que no se ha avisado con anterioridad, etc.

c) El tiempo debe fijarse con suficiente antelación para que los empleados puedan prepararse adecuadamente.
Con ello se trata de evitar que el empleado no esté bien preparado, es decir que no reuna su propio rendimiento.

d) Debe acordarse de la preparación que necesita el evaluado.
No basta solamente con una entrevista, sino que se deben proporcionar guías, generación de listas con los puntos claves.

La guía tiene como finalidad reunir pruebas de los logros obtenidos, reunir el progreso de las metas generadas a las metas conseguidas; recordarse a sí mismo problemas que se encuentren y una posible solución; recordarse a sí mismo áreas que le gustaría concentrarse, en las que preferiría un mayor desarrollo, en las que se tenga más formación; recordar cualquier cosa que le pareció positiva; señalar los objetivos de la evalución.

La lista de puntos claves tiene objetivo realizar anotaciones como: tareas realizadas, formación requerida y que se obtiene, pasos dados para alcanzar las metas; áreas en las que surgieron problemas; ámbitos que le gustaría trabajar y cualquier otro comentario u observación que se quiera comentar.

3. Preparar la evaluación (Exponer y poner en práctica la fase de preparación)

En este punto se tratarán puntos que anteriormente no se han tendio en cuenta como pueden ser:

a) Leer el informe de la evaluación anterior
Sirve para recordar al evaluado las metas acordadas

b) Reunir información obtenida por otras fuentes

c) Considerar la opinión propia sobre el rendimiento y reunir pruebas
Emplear la lista generada por el evaluado y tomar notas breves a lo largo del año sobre datos que tegan información alternativa y que sea interesante.

d) Tener claro los resultados de la evaluación
Se utilizará para:
-Aplicar los principios de la información
-Tomar conciencia de los objetivos
-Funciones específicas
-Atención al aprendizaje

e) Explicar cómo se llevará a cabo la entrevista
Para evitar nervios por mucha confianza que exista entre en entrevistador y entrevistado, es preferible si es posible conocer la estructura de la entrevista.

JUEVES: El papel del evaluador,II : Actitudes y enfoques


En este capítulo estudiaremos el papel que tiene el evaluador para saber que actitudes y aptitudes son necesarias para una evaluación eficaz, para ello se deben llevar a cabo unas ideas clave que son:

-Estar preparado
Es normal, que cuando se acude a una reunión, estar nervioso, pero es imprescindible dejar los problemas detrás y entrar en la reunión lo más concentrada posible para que ésta salga bien.
También debemos tener en cuenta que al igual que el evaluado, el evaluador también se puede poner nervioso y tenso pero debe evitar pensamientos de nerviosismos y entrar concentrado a la reunión.

Para saber si se esta preparado se debe recordar:
  • Qué no es un examen, sino una reunión en la que ambos sacarán partido
  • Hacer sentir a la persona evaluada que esté agusto en la reunión
  • Relajar tensiones musculares

-Crear confianza
Para poder crear confianza entre el evaluador y el evaluado, es muy importante que ambos se sientan cómodos, para sacar el máximo provecho de la entrevista.
Algunas maneras de crear confianza son:
  • Crear un ambiente relajado y agradable
  • Dar una buena impresión a la persona.
  • Mantener una conversación breve antes de iniciarse con la entrevista
  • Recordar al evaluado el fin de la entrevista
  • Recordar que la entrevista será algo confidencial entre ambos

-Informarse
Una característica importante a destacar del evaluador es que debe ser capaz de reunir información ÚTIL sobre el entrevistado.
Para sacarle partido a una evaluación el evaluador al final de ella debe tener claro lo que ha conseguido con ella y si se puede progresar o no.

-Escuchar
Para comprender a la otra persona, es imprescindible escuchar a la otra persona de forma muy atenta, ya que con una simple observación y eschuca se pueden observar cosas como:
-Si se esta dudoso o se ve seguro
-Si habla o no sin parar
-Si concuerda su lenguaje con gestos y con lo que dice

-Otorgar poder
Otorgar poder signfica:
  • Reforzar la toma de responsabilidades
  • Dar información clara y útil
  • Valorar las opciones que nos presenta la persona, es decir, sus sugerencias, y valorar sus ideas
Todas estos opciones tiene una serie de consecuencias como pueden ser:
  • Proporcionar un objeto claro
  • Organizar la entrevista
  • Pedir al evaluado que realize esquemas para una mejor comprensión
  • Escuchar su preparación

-Negociar y Ponerse de acuerdo
Este punto se propone con el motivo de que existen diferencias de opinión. Por lo tanto, si existen dichas diferencias, lo más importantes es intentar llegar a un acuerdo lo antes posible ya que nuestro fin es aprovechar al máximo la entrevista.

VIERNES: La entrevista, I: Repasar el rendimiento


En este capítulo vamos a ver en que consiste el análisis de la estructura de la entrevista de evaluación para poder llevarla a cabo lo mejor posible. Para ello se estudiaran dos puntos claves que son:

Acordar un orden del día y prever resultados

Como en toda reunión, lo habitual es redactar un orden del día. En dicho orden del día se deben establecer horarios y en cada momento el tipo de actividad que se va a tratar.

Ésta etapa se caracteriza porque es consiste en el reconocimiento de los logros y progresos de la persona que es evaluada, en la que se valorarán las metas, y se realizaran algunas pregutnas posibles como pueden ser: ¿qué progresos cree haber hecho en relación con las metas fijadas en la última evaluación?, luego podemos pasar a las metas más específicas y otra para conocer las prioridades del individuo.

En la primera evaluación, no existen metas anteriores con las que podamos comparar ni revisar, por eso la reunión se suele llevar a cabo un poco después de que el entrevistado ha comenzado su trabajo. En ella se deben asegurar cosas como:

  • Realizar un proceso de preparación con la persona evaluada
  • Solicitar pruebas de sus logros
  • Concentración sobre los progresos
  • Analisís de los logros

Acordar las pautas para evaluar logros y rendimiento

Despues de reconocer los logros y progresos de la persona evaluada, debemos afrontar otra posibilidad que es la de que alguien no haya avanzado.
Para ello haremos referencia a unas metas: empezaremos revisando las emtas propuestas en las anterior evaluación si esque se ha alcanzado alguna. Cuando se esté realizando la entrevista hay que ser prudente en un interrogatorio ya que el empleado puede estar con un rendimimento bajo.
También se darán distintos enfoques para afrontar el problema: Se debe diferenciar si las metas fijadas eran demasiado importantes o si la meta fijada se expresó en términos demasiado vagos.
Una vez analizada las metas anteriores, se intenta llegar más allá de las metas.

SABADO: La entrevista, II: Perspectivas de futuro.

En este capítulo, estudiaremos la última etapa de la entrevista y cómo llevarla a cabo. Trataremos puntos como:

Perfeccionamiento continuo y evolución
Una evaluación eficaz debe expresar una idea que como contenido tenga que la persona evaluada ha llegado hasta un punto, y se quiere saber hasta donde es capaz de llegar.
Existen 3 medidas para aumetar el perfeccionamiento:
  1. Mejoras que ayudarán a personas en cuestión de cumplir su función con eficacia
  2. Mejoras que permitirán al individuo mejorar sus objetivos
  3. Mejoras que contribuirán al desarrollo de la persona, es decir, mejoras personales.

En la primera etapa intentaremos incentivar al individuo de buscar formas de alcanzar el máximo rendimiento en su labor específica.
En la segunda etapa, lo incentivamos desarrollando y demostrando su potencial en un ámbito más amplio.
En la tercera etapa, lo alentamos a reconocer y desarrollar sus cualidades personales.

Establcer metas y objetivos
Necesitamos que la persona evaluada se fije metas y objetivos apropiados. Éstos han de surgir de forma natural y previa a la evaluación, a través de conseguir logros y progresos, dificultades y expectativas futuras.
Para formular las metas y objetivos es conveniente hacerlo de forma metódica.

Las metas que se fijen han de ser realistas para que puedan alcanzarse. También es conveniente que la meta se divida en pequeñas etapas para identificar exactamente qué necesitamos para convertirla en realidad. Estas subdivisiones equivalen a medias que debemos tomar:
  • Aclarar objetivos
  • Enseñar a otros a fijar objetivos
  • Establecer si la meta es posible en colaboración con la persona involucrada
  • Establecer objetivos para cada meta.

Plan de acción
Una vez que sabemos qué se propone hacer la persona hasta el moemtno de la próxima evaluación, debemos ayudarla a organizarse y dar prioridad a las metidas pertinentes, es decir, elaborar un plan de acción.

Es un factor fundamental para motivar al individuo. Algunas caracteristicas del plan de acción son:
  • Debe ser claro y simple
  • Cada tarea debe tener una fecha de cumplimiento
  • A lo llargo de un periodo de tiempo habrá tareas sencillas y gratificantes
  • Las tareas más importantes se distribuirán de manera uniforme dentro del periodo estipulado.

El fin de la entrevista
Es muy importante terminar la entrevista de evaluación de forma que ambas partes esten convencidas de que dicha evaluación ha sido constructiva y útil. Los siguientes puntos servirán de guía para conseguir una conclusión que sea satisfecha:
  • Resumen breve del proceso
  • Hacer referencia a los resultados previstos para la entrevista
  • Brindar al entrevistado una última oportunidad para añadir algo que desee
  • Antes de finalizar la evaluación, asegúrese de recordar al empleado que ambos son personas, no evaluador y evaluado.
  • Agradecer al individuo su colaboración y esfuerzo
  • Acordar fecha con el entrevistado de cuando se hará efectivo la entrega de una copia de la evaluación.

DOMINGO: Conclusión de la evaluación después de la entrevista


Para realizar esta conclusión se van a establecer una guía a seguir analizando los siguientes temas:

Revisión de la evaluación
Debemos revisar la evaluación una vez realizada para ver qué fallos se han producido y que no se comentan más veces y en qué medida a funcionado bien.

Cuando se realicen muchas entrevistas, poco a poco iremos adquiriendo experiencia por lo que el proceso de aprendizaje nos permitirá adaptar pautas generales para sacar el máximo provecho sobre nosotros.

Medidas de siguimiento
Tras la realización de varias entrevistas como anteriormente se comenta, es conveniente establecer unas medidas que son importantes:
Tomar medidas posibles después de la evaluación
Apuntar o anotar las medidas restantes

Sistema de apoyo
Para que la evaluación sea totalmente eficaz, se debe situarse en el ámbito de la actividad cotidiana del individuo.

1. Otros directivos
Es importante que todos aquellos que desempeñen algún papel en el proceso de evolución del empleado estén informados de sus intenciones, metas y objetivos.

2. Otros miembros del personal
En algunas ocasiones, las medidas que se acuerden, influirán de alguna manera en otros miembros del departamento o de la empresa, por ello debemos asegurarnos de ofrecer apoyo para realizar cambios necesarios, de modo que la persona evaluada no se limite a simples palabras.

3. Sistemas y procedimientos de la empresa
Debemos asegurarnos de que los sistemas y la organización de la empresa son bastante flexibles para aceptar los planes personales del empleado.
También se necesita aseguarnos de que el individuo conoce los sistemas y procedimientos para que no exitan errores.

Evaluación continua
Tras la realización de la entrevista, por norma general, el entrevistado debe conservar su entusiasmo en medio de las tensiones del trabajo cotidiano.
Para que una evaluación sea realmente eficaz, el empleado necesitará cierto apoyo moral para alcanzar sus metas, para ello se le ha de ofrecer la posibilidad de un contacto continuo entre una entrevista y otra; y también se le puede nombrar algún consejero. Ésto último quiere decir que hay veces que ciertos cargos directivos no permiten estar a disposición de todo el personal y observar su evolución, y en vez de sentirse culpables por no poder ofrecer el apoyo que se desea, es necesario escoger "consejeros".

SUMARIO: Cómo realizar evaluaciones eficaces

Después de analizar los diversos factores que pueden aumentar la eficiencia de las evaluaciones, debemos observar si todas las etapas son eficaces o no, por ello para hacerlo de una forma se encilla el autor del libro emplea 3 cuestiones que nos ayudarán a mejorar las evaluaciones
  1. ¿Qúé etapas de la entrevista ya realizo bien?
  2. ¿Qué aspectos del proceso debería mejorar?
  3. ¿Qué estrategias debería desarrollar para que la evaluación fuera más útil?

Cuando se respondan, a la segunda y tercera cuestión, fijése metas y objetivos.
También hay que recordar que algunas de las recomendaciones de está guía requieren cierta inversión de tiempo al principio, pero que luego se ahorrarán a largo tiempo.

Un punto importantea destacar es que: se está tratando con un ser humano igual que el entrevistador.