APRENDA A SELECCIONAR PERSONAL EFICAZMENTE

INTRODUCCIÓN

Desde el pequeño empresario al presidente de una gran empresa, pasando por aquellos de sus colaboradores que dirigen a otros, todos, en alguna ocasión o incluso constantemente, deben ocuparse de seleccionar a sus colaboradores.

Sobre la selección de personal existen diversas ideas y opiniones. Hay quienes juzgan que seleccionar bien a las personas es una cuestión de suerte, otros confían en su “ojo clínico”.

LUNES

EVALUACIÓN DE NECESIDADES

Cuando una empresa, empresario, o su directivo, decide iniciar un proceso de selección es porque su negocio le pide cubrir uno o unos puestos determinados, bien sea con personal propio o con candidatos que provienen del mercado de trabajo.

Los factores que influyen en las decisiones de las empresas y que por tanto han de tenerse en cuenta para la proyección de las necesidades de personal son:

  • La demanda de los productos o servicios de la empresa.
  • Las características y posibilidades de los empleados.
  • Las decisiones para mejorar la calidad de los productos o servicios o introducirse en nuevos mercados.
  • Los cambios tecnológicos y administrativos que influyen en la productividad.
  • Los recursos financieros disponibles.

También nos debemos preguntar si podemos recurrir a la selección interna. Es decir, facilitar el cambio o la promoción de unos puestos a otros.

En cuanto al conocimiento del personal existente, se deben tener muy claras las características individuales de todos y cada uno de los empleados en relación con el trabajo, y principalmente:

  • La formación general.
  • La formación específica
  • Los conocimientos especiales.
  • Los trabajos desarrollados
  • La valoración profesional de la persona
  • Las características personales, físicas y psicológicas
  • Las condiciones de trabajo
  • Las retribuciones recibidas.
ANÁLISIS DEL PUESTO DE TRABAJO

Poseer un exacto conocimiento del puesto de trabajo vacante es indispensable para iniciar correctamente el proceso de selección.

Se recomienda un método fundamentalmente práctico que trata de recoger todos los datos que son necesarios para llevar a buen fin el proceso de selección:

  • La información sobre la empresa.
  • La descripción del puesto de trabajo.
  • Las características exigibles al candidato.
  • Las condiciones de trabajo.


LA EMPRESA

EL conocimiento de la empresa es básico para poder enfrentarse a cualquier proceso de selección, tanto si es para la propia empresa como si es para la de otros.

Este conocimiento de la empresa supone considerar aspectos tales como:

  • Actividad
  • A quien pertenece
  • Facturación
  • Número de empleados
  • Centros de trabajo


EL PUESTO

El método más frecuentemente utilizado en selección de personal es la entrevista. Esta entrevista puede ser estructurada con arreglo a un guión predeterminado, pero lo más importante es lograr un clima de colaboración con el entrevistado para que nos informe adecuadamente de las características del puesto.

Las cuestiones a considerar en la descripción del puesto son las siguientes:

  • Misión u objetivo del puesto
  • Funciones que va a realizar el ocupante
  • Dependencia del ocupante
  • Responsabilidades y objetivos económicos que tiene
  • Instrumentos de trabajo que se utilizará


CARACTERÍSTICAS DEL CANDIDATO

Las características personales y profesionales que el puesto de trabajo va a exigir de su ocupante, se denominara “Perfil del candidato”.

En cuanto a estas características o competencias, se pueden distinguir dos grupos, de gran importancia cada uno de ellos:

  • Competencias basadas en los conocimientos y la experiencia
- Formación / titulación
- Experiencia previa
- Idiomas
- Conocimientos informáticos
- Otros conocimientos

  • Competencias basadas en la personalidad, la inteligencia y las aptitudes
- Sociabilidad
- Control emocional / madurez
- Energía / dinamismo
- Motivación para el trabajo
- Adaptabilidad a la empresa
- Capacidad de vender
- Liderazgo
- Cualidad de trabajo
- Creatividad / Iniciativa
- Integridad


CONDICIONES GENERALES DE TRABAJO

Por último, se deben recoger otros datos que afectan a las llamadas condiciones de trabajo que tendrá el ocupante del puesto.

La retribución del puesto es un factor clave para realizar con éxito un proceso de lección de personal. Aunque la descripción del puesto sea excelente, si se prevé una retribución inferior a la media del mercado de trabajo para el puesto en cuestión, es muy probable que no se consiga al candidato adecuado, o que si se consigue no sea duradero.

El tipo de contrato es también un condicionante a tener en cuenta y que no debe dejarse a la improvisación o al último momento, sino que debe tenerse en cuenta para planificar correctamente la captación y preselección de candidatos.







MARTES

CAPTACIÓN DE CANDIDATOS

Cuando se decide acudir fuera de la empresa para conseguir personal, se debe asegurarse de encontrar las fuentes de candidatos más adecuados por su calidad.

Una clasificación de las fuentes de captación de candidatos que están a disposición de la empresa es la siguiente:

  • Candidatos recibidos espontáneamente por la empresa.
  • Candidatos presentados por los empleados.
  • Candidatos enviados por gerentes y directivos de otras organizaciones.
  • Candidatos enviados por clientes y proveedores.
  • Encuentros ocasionales.
  • Centros docentes: se puede acudir a universidades y otros centros, como los dedicados a formación profesional.
  • Familiares y amigos
  • Oficinas de Empleo.

Cuando todas las fuentes anteriores hayan fallado o se estime que no sean suficientes, entonces se deberá acudir a otros tres métodos:

  • Anuncios en prensa.
  • Anuncios en Internet.
  • Empresas de asesoramiento para la selección y búsqueda de personal.


ANUNCIOS EN PRENSA

El anuncio en prensa tiene como ventaja la posibilidad de dirigirse a un amplio sector de candidatos, así como la facilidad y rapidez en la publicación.

Contenido del anuncio

Existen dos tipos de anuncios: el que se llama redaccional, donde se describe la empresa y el puesto en párrafos seguidos, y el anuncio con puntos y guiones, indicando los requerimientos del puesto y haciendo las ofertas correspondientes.

Generalmente es más fácil preparar el anuncio de “puntos y guiones”. Un esquema del mismo es el siguiente:

  • Identificación de la empresa
  • Nombre del puesto
  • Requerimiento del puesto
  • Oferta de condiciones de trabajo
  • Dirección de contacto
Formas del anuncio

Si se va a recurrir a un anuncio, se debe tener en cuenta que el anuncio es una muestra de la empresa o negocio y que contribuye a que sea conocida y justamente valorada por el público, por lo que se debe esmerar en el diseño.


ANUNCIOS EN INTERNET

Todas las vías de publicidad de ofertas de empleo tienen su utilidad, pero Internet es una herramienta muy eficaz, por el creciente número de usuarios, por la facilidad de su utilización, y por la rapidez de respuesta de los posibles candidatos.

Se tiene dos posibilidades para publicar ofertas de empleo en Internet:

  • A través de la propia pagina web de la empresa.
  • A través de páginas web de la empresas especializadas en difusión de ofertas de empleo en la red.


EMPRESAS DE SELECCIÓN Y BÚSQUEDA DIRECTA

Puede llegar un momento en que se necesita ayuda para llevar a cabo un proceso de selección, bien por falta de tiempo, medios, o por la complejidad del puesto a cubrir.

Es el momento de contar con la colaboración de una empresa de selección, aunque la última palabra la tenga el empresario.

Los consultores de estas empresas, al ocuparse constantemente de casos de selección muy variados, pueden tener un mejor conocimiento del mercado de trabajo y una experiencia más rica en el análisis de puestos de trabajo y de candidatos, lo cual pude ayudar en una mejor selección del candidato adecuado a la empresa.

Los tipos de empresas más significativas de asesoramiento externo son:

  • Empresas de selección a través de anuncios
  • Empresas de búsqueda directa


MIÉRCOLES

LA ENTREVISTA DE SELECCIÓN

La técnica más importante en todo proceso de selección es la de la entrevista, de ahí que se dedique dos días a la programación de la misma. El primer día se dedicará a la organización y planificación de la entrevista, y el segundo día a profundizar en la técnica de las preguntas.
INTRODUCCIÓN A LA ENTREVISTA

En una entrevista de selección se trata de averiguar la idoneidad de un candidato para un puesto concreto de una empresa o entidad.

Durante un entrevista de se pone de manifiesto que el candidato necesita conocer lo mejor posible el puesto de trabajo para que el que se le entrevista y lo que se exige a la persona que lo va a desempeñar. Por lo tanto, en la entrevista de selección la finalidad de informar también es importante.

Se debe enfocar la entrevista desde una triple perspectiva:

· La entrevista como medio para conocer adecuadamente al candidato y juzgar su idoneidad para el puesto.
· La entrevista para informar al candidato
· La entrevista para transmitir la imagen de su empresa


ACTITUD DEL ENTREVISTADOR

No todas las personas son capaces de entrevistar con eficacia, ni todas las personas están capacitadas para ocuparse de todo tipo de puestos.

El entrevistador debe tener un nivel cultural, académico e incluso profesional que sea similar o superior al del entrevistado.


AMBIENTE DE LA ENTREVISTA

El ambiente que rodea a la entrevista debe favorecer una buena comunicación, por eso es importante considerar una serie de consejos:

  • Es imprescindible utilizar un despacho independiente
  • Siempre que sea posible, se debe evitar una mesa que actúe como barrera entre el entrevistador y el entrevistado
  • El entrevistador debe asegurarse de que durante la entrevista no reciba llamadas telefónicas, ni visitas, ni papeles para firmar…
  • Debe recibir al entrevistado con cortesía y cordialidad.
  • Si atiende al candidato con amabilidad, su ansiedad disminuirá y se prestará más fácilmente a colaborar, y a facilitar información.


PLANIFICACIÓN DE LA ENTREVISTA

La planificación de la entrevista, permite que el entrevistador se prepare psicológicamente para ella.

La planificación de la entrevista, con el estudio previo del currículo del candidato, evita que el entrevistador repita preguntas que ya están contestadas en el currículo o en los impresos de recogida de datos. De esta forma, podrá concentrarse en la información relevante sobre el puesto en consideración y asegurarse de que conseguirá información sobre aspectos clave previamente fijados, sin que se olvide, de considerar todos los períodos de la vida del candidato interesantes a efectos de selección, lo cual facilitará posteriormente la toma de una decisión.


FASES DE LA ENTREVISTA

Existen Dos alternativas principales respecto al orden y a los temas a tratar con el entrevistado:

· Una de ellas consiste en interrogar al candidato primero y luego informarle de la empresa y del puesto.
· Otra invierte el orden: primero se informa al candidato sobre la empresa y el puesto y posteriormente se le interroga.

Este último es el orden que más se utiliza, pues tiene la ventaja de conseguir una mayor confianza y colaboración del candidato. Sería así:

  1. Acogida al candidato
  2. Información sobre la empresa
  3. Información sobre el puesto
  4. Preguntar sobre el historial laboral
  5. Preguntar sobre el historial educativo
  6. Preguntar sobre intereses
  7. Preguntar sobre planes de futuro
  8. Preguntas del candidato
  9. Cierre de la entrevista


RECOGIDA DE INFORMACIÓN DE LA ENTREVISTA

En las entrevistas del proceso de selección se obtiene un conjunto de informaciones y datos sobre los candidatos que servirán para la toma de decisiones. Confiar en la memoria puede ser arriesgado por la pérdida de datos que ello puede suponer. Por otra parte, conviene dejar constancia escrita del hecho de haberse realizado la entrevista.


TOMA DE NOTAS EN LA ENTREVISTA

La toma de notas en la entrevista es una práctica muy útil, sobre todo cuando se entrevista a muchos candidatos. Estas notas pueden realizarse en borrador y con abreviaturas, en un papel distinto al del currículo, o en un impreso preparado al efecto, para conservarlo.




RESUMEN DE LA ENTREVISTA

Es muy conveniente recoger por escrito, al término de la entrevista, la impresión causada por el candidato.

A estos efectos se suele emplear un impreso que permita ser cumplimentado en un corto espacio de tiempo, con los aspectos más importantes del candidato y el juicio que merece el entrevistador.


JUEVES

DESARROLLO DE LA ENTREVISTA DE SELECCIÓN

El diálogo en la entrevista de selección y la actuación no verbal del candidato nos permite conocer sus cualidades personales y profesionales, así como su motivación para el puesto.

Por todo ello, es importante fijarse en:

  • El ritmo de la entrevista de selección
  • Cómo preguntar
  • Cómo observar las reacciones no verbales del candidato


EL RITMO DE LA ENTREVISTA DE SELECCIÓN

El ritmo en el que la entrevista debe ser realizada varía mucho según sea la personalidad de los entrevistadores y de los candidatos.

En el ritmo de la entrevista intervienen además otros factores, como son la riqueza de personalidad y profesionalidad del candidato. Si éste es una persona con una corta vida académica y profesional, es lógico invertir menos tiempo que en otro candidato cuya vida laboral haya sido de larga duración.


¿CÓMO PREGUNTAR EN LA ENTREVISTA DE SELECCIÓN?

En una entrevista de selección se puede, y se debe, preguntar para ampliar la información sobre los estudios, experiencias, intereses, etc. Del candidato, pero además, se utiliza para conocer el grado de adaptación del candidato al perfil del puesto y concretamente, a las competencias exigidas.

¿Cómo podemos conocer si el candidato cumple las competencias exigidas por el puesto a través de las pregustas?

De dos formas:

  • Preguntando correctamente
  • Elaborando preguntas que indaguen acerca de las competencias que posee el candidato, tales como liderazgo, motivación, iniciativa, etc., que se han determinado previamente al analizar el puesto


¿CÓMO PREGUNTAR CON EFICACIA?

  • No se debe hacer preguntas que tengas una respuesta obvia: El entrevistador experto no hace preguntas que determinan la respuesta correcta.
  • No se debe hacer preguntas teóricas: El entrevistador debe tratar de obtener ejemplos de la conducta pasada del candidato; por eso, las preguntas de tipo teórico que se presentan a contestaciones abstractas, no deben utilizarse.
  • Se debe profundizar suficientemente: Las preguntas de profundización se necesitan para obtener ejemplos de conducta. Es necesario averiguar el porqué de las acciones.


¿CÓMO INTERPRETAR LOS GESTOS DEL CANDIDATO EN LA ENTREVISTA?

En la entrevista de selección, los gestos y actitudes del entrevistador y el entrevistado afectan mucho a la comunicación que se establece entre ambos, a la imagen que se transmite y, por lo tanto, al resultado de la entrevista.

A lo largo de la entrevista se realizan normalmente muchos gestos que, debidamente observados, pueden tener una importante significación.


INTEGRACIÓN DE DATOS Y DECISIÓN

Cuando intervienen varios entrevistadores en el proceso, es sumamente interesante mantener una reunión para intercambiar los puntos de vista sobre la persona, dialogando sobre los puntos fuertes y débiles, y planteando objeciones, que pueden ser superadas con las opiniones debidamente fundamentadas de los entrevistadores.

La toma de decisiones supone comparar las cualidades de cada candidato finalista con las competencias que se formularon en la descripción del puesto, para determinar su grado de adecuación.

Entonces cabe formularse preguntas como éstas:

  • ¿Cumple las condiciones señaladas?
  • ¿Posee los conocimientos necesarios?
  • ¿Tiene verdaderamente interés por el puesto?
  • ¿Se adaptaría bien a nuestra empresa?
  • ¿Trabajará con nosotros un tiempo razonable, o sospechamos que pronto buscará otro trabajo?
  • ¿Se conformará con las condiciones laborales y económicas previstas?
  • ¿Encajará bien con los jefes y compañeros?
  • ¿Sus circunstancias personales le permitirán dedicarse plenamente al puesto de trabajo?
  • Cuando se hayan empleado pruebas, ¿qué valor les debemos otorgar?


VIERNES

LAS PRUEBAS DE SELECCIÓN DE PERSONAL

La inteligencia y la personalidad

En el proceso de selección tradicional, se ha dado siempre una gran importancia a las pruebas, instrumentos que evalúan la personalidad, la inteligencia, las aptitudes y los conocimientos, y a las que se considera una gran ayuda para realizar correctamente una selección.

En definitiva, se podría decir que las pruebas, siempre que sean fiables, puede ser, un instrumento muy útil que ayude a conseguir una mayor seguridad en la toma de decisiones del proceso de selección.


Las pruebas profesionales

En cuanto a los conocimientos, el seleccionador no tiene por qué dar crédito a todo lo que afirma saber el entrevistado. Unas pruebas profesionales bien construidas sí pueden confirmar el dominio de una técnica.

Estas pruebas pretenden medir de forma directa el desempeño en el trabajo, evaluando los conocimientos adquiridos, capacidades y destrezas en la realización de tares que implica el desarrollo del puesto.

La realización de pruebas profesionales de alta calidad sólo es posible contando con expertos cualificados, por lo que si se decide emplear pruebas profesionales, y el empresario no es experto en ellas, debe de confiar en alguien que lo sea.


Pruebas de idiomas

El conocimiento de idiomas es un requerimiento muchas veces fundamental del puesto de trabajo que deberá ser considerado en la descripción del puesto.

Si el nivel de conocimiento exigible es perfecto, tanto hablado como escrito, realmente sólo puede juzgar al candidato una persona que domine el idioma como si se tratase de su lengua materna y que, además, posea un alto nivel cultural. Por lo tanto, lo mejor sería acudir a un profesor de idiomas acreditado.
Petición de referencias

Una forma de comprobar lo afirmado por el candidato en las fases anteriores del proceso de selección es haciéndolo a través de referencias.

La petición de referencias es útil, en el caso de candidatos que hayan trabajado con anterioridad. En este caso, las referencias deben solicitarse a las empresas donde estuvo trabajando el candidato, nunca a la empresa en la que se encuentra empleado en la actualidad, por razones de confidencialidad, ano ser que el interesado indique lo contrario.

Para conseguir la mejor información posible es aconsejable lo siguiente:

  • Contactar con la persona, o personas, que fueron jefes inmediatos del candidato objeto de información.
  • Conseguir información del desempeño de puestos recientes, mejor que de otros antiguos.
  • El empresario debe encargarse el mismo de la petición de referencias
  • Asegurar a quien se pide referencias que sus manifestaciones serán tratadas con la máxima confidencialidad.


SÁBADO

LAS FASES FINALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

Examen o reconocimiento médico

El reconocimiento médico debe ser realizado antes de formular la oferta de contratación al candidato que ha superado las fases anteriores del proceso de selección.

El reconocimiento médico es beneficioso tanto para el trabajador como para la empresa, ya que ambos comprobarán si pueden hacer frente a las exigencias del puesto. En particular, la empresa puede reducir el absentismo laboral y los accidentes profesionales.

Los reconocimiento médicos se pueden realizar en la propia empresa, cuando posea un servicio médico adecuado, con mutuas laborales de accidentes de trabajo o instituciones médicas públicas y privadas.


Ofrecimiento del puesto. Contrato

El ofrecimiento del puesto al candidato debe ser hecho, en una entrevista en la que se expondrán con todo detalle las condiciones de contratación. En esta entrevista se puede presentar el modelo de contrato para su firma, o una carta ofreciéndole el puesto y las condiciones de trabajo.


Acogida a la empresa

Una buena acogida permite minimizar algunos problemas que puede experimentar la persona contratada en su incorporación a la empresa, tales como ansiedad o inquietud, falta de amistades y contraste entre lo esperado y la realidad.

Por otra parte, una acogida apropiada puede hacer más rápida la comprensión de la cultura y objetivos de la empresa para el recién contratado.

En la acogida intervienen por orden de importancia:

  • Los compañeros: pueden hacer mucho para que el contratado se encuentre emocional y socialmente bien en la empresa.
  • El jefe inmediato: debe ser el encargado, por una parte de las presentaciones y, por otra, de informar al nuevo empleado de sus funciones y tareas y de la formación en el puesto.
  • El departamento de Personal o Recursos Humanos: en empresas grandes el departamento de Personal o de recursos Humanos debe tener preparado un plan de acogida.


Contestación a los candidatos rechazados

Como norma general, se debe contestar a todas las personas que solicitan participar en el proceso de selección, tanto por cortesía como por dejar buena imagen de la empresa en el candidato.

De todas formas, hay ocasiones en que algunos solicitantes no reúnen las características en modo alguno, y el contestar a todos y cada uno de ellos puede representar una gran pérdida de tiempo para el departamento de Personal o los encargados de la selección. En estos casos, responder, o no, queda en manos de la empresa.

Por regla general, la respuesta a los candidatos se hace por escrito; sin embargo, en el caso de candidatos que hayan sido finalistas, es muy conveniente informarles personalmente o por teléfono, siempre que sea posible